Đọc bảng lãi lỗ của một tháng trong 15 phút

• Mở báo cáo tài chính tháng — màn hình phần mềm hay bảng tính đều được.
• Hai thứ để đối chiếu: số dư thật trong tài khoản ngân hàng, và tổng số phiếu lương của kỳ vừa chốt.
• Đặt đồng hồ 15 phút, nếu không bạn sẽ sa vào một giao dịch lạ và không đi hết năm câu.
• Chép năm câu hỏi ở ô "Chép mẫu" ra giấy, chừa chỗ viết đáp án.

1. Câu một, 2 phút — tiền mặt còn đủ trả lương kỳ tới không? Không thì đóng báo cáo, đi xử lý; bốn câu kia chờ được.

2. Câu hai, 3 phút — tổng thu so với tháng trước. Nhìn phần trăm: dưới 10% là bình thường, trên 20% phải có lý do gọi được tên.

3. Câu ba, 3 phút — ba khoản chi lớn nhất. Thứ tự khác thường lệ mà không có lý do là chỗ cần hỏi.

4. Câu bốn, 3 phút — chi phí giáo viên bao nhiêu phần trăm tổng thu. Nhảy đột ngột nghĩa là mở nhiều lớp nhỏ, hoặc có buổi tính công hai lần.

5. Câu năm, 4 phút — tìm khoản mồ côi. Lọc khoản chi trên một ngưỡng tự đặt và hỏi: nó truy về phiếu lương, phiếu chi hay đơn hàng nào?

1. Viết một quyết định. Mỗi lần đọc phải đẻ ra đúng một việc: cắt một khoản, đẩy một đợt khai giảng, hỏi một người, hoặc sửa một chỗ ghi sai.

• Đối chiếu tồn quỹ luỹ kế với số dư ngân hàng thật. Lệch là dấu hiệu có phiếu chưa lập, không phải công thức sai.
• Ghi năm đáp án vào một tệp duy nhất, mỗi tháng một dòng. Sau sáu tháng, tệp đó nói nhiều hơn bất kỳ báo cáo đơn lẻ nào.
• Tìm thấy khoản mồ côi thì đừng chỉ xoá — tìm quy trình đã sinh ra nó và bịt lại.
• Đặt lịch lặp lại: mười lăm phút, cùng một ngày trong tuần.

• Đọc theo thứ tự tuỳ hứng. Câu hỏi về tiền mặt phải đứng đầu — nó là câu duy nhất khẩn cấp.
• Sa vào một giao dịch lạ giữa chừng. Ghi xuống, đi tiếp, quay lại sau.
• Nhìn số tuyệt đối thay vì phần trăm. Tổng thu tăng ba triệu nghe vui cho tới khi chi phí giáo viên tăng năm triệu.
• Cho phép nhập tay các khoản lớn. Khoản nhập tay là khoản sẽ bị quên, báo cáo sai theo hướng lạc quan.
• Đọc mỗi tháng một lần. Cuối tháng thì mọi chuyện đã xảy ra xong.
• Gộp học phí vào sổ quỹ nội bộ. Trộn hai thứ là mất khả năng đối chiếu cả hai.

Hôm nay: chép năm câu hỏi ra giấy, đặt đồng hồ mười lăm phút, đọc tháng gần nhất, viết một quyết định ở cuối.

Chưa có báo cáo tự động: bảng tính bốn cột — ngày, nội dung, thu, chi — cộng một cột phân loại là đủ.

Vừa qua đợt khai giảng lớn: thêm câu thứ sáu — chi phí thu hút một học viên mới, bằng tổng chi quảng cáo cộng công giáo viên dạy lớp thử, chia cho số người vào lớp chính.