Sổ thu chi nhiều dòng và bảng lãi lỗ luôn khớp sổ

Nó giải quyết việc gì

Trung tâm nhỏ thường để việc xem sổ sách vào cuối tháng. Đó là lý do cuối tháng nào cũng có một buổi tối ngồi ghép chứng từ, và lý do bạn không biết mình lãi hay lỗ cho tới khi đã muộn.

Hai chuyện hay bị gộp làm một. Sổ thu chi là dòng tiền nội bộ: mua giấy, trả tiền phần mềm, ứng tiền, thu lại tiền thừa — học phí không nằm ở đây mà ở đơn hàng. Bảng lãi lỗ đứng cao hơn, cộng mọi nguồn thu và mọi khoản chi từ khắp nơi.

Cách nó hoạt động

Để một phiếu chi không bao giờ lệch với bảng lãi lỗ phía trên nó, tám thứ này phải đúng cùng lúc:

1. Một phiếu có nhiều dòng: nội dung, số tiền, cờ hoá đơn giá trị gia tăng. Tối thiểu một dòng, tối đa năm mươi.
2. Tổng tiền và nội dung của phiếu là dữ liệu dẫn xuất: tổng tự cộng, nội dung tự nối — nhờ vậy bản xuất Excel, tồn quỹ luỹ kế, tìm kiếm và giao dịch tài chính liên kết luôn nói cùng một con số.
3. Cờ hoá đơn cho ra ba tình trạng ở mức phiếu: có, một phần, không.
4. Mã phiếu chạy theo hai dãy, T cho thu và C cho chi; phiếu huỷ là huỷ mềm và không chiếm mã — huỷ C-0049 thì phiếu chi tiếp theo lại là C-0049.
5. Ba mẫu in, mẫu chi in hai trang: phiếu chi theo mẫu C41 của Bộ Tài chính (bảng bốn cột, ba chữ ký), trang hai là phiếu đề xuất gửi ban giám đốc. Số tiền đọc thành chữ tiếng Việt.
6. Mỗi phiếu thu tạo một khoản chi đối ứng ở phần chi phí hoạt động.
7. Bảng lãi lỗ có bốn thẻ và năm tab: tổng thu, tổng chi, lợi nhuận, tiền mặt còn lại; tổng quan, giao dịch, chi phí cố định, hoa hồng giới thiệu, danh mục.
8. Giao dịch có hai trạng thái đời sống, chờ và đã xác nhận.

Điều làm nó khác

Phiếu nhiều dòng, không phải nhiều phiếu. Một lần đề nghị thanh toán là một chữ ký của giám đốc, và người duyệt nhìn thấy trọn vẹn một việc.

Cột tổng tiền không được phép sửa. Con số nào tính ra được từ dữ liệu gốc thì đừng cho ai gõ nó.

Phiếu cũ không có dòng thì được dựng thành phiếu một dòng khi đọc, một lần ở tầng đọc.

Huỷ mềm, và mã được dùng lại, nên kế toán không phải giải thích vì sao dãy phiếu nhảy cóc.

Bảng lãi lỗ không có ô nhập tay cho các khoản lớn. Khoản nào phải nhập lại bằng tay là khoản sẽ bị quên.

Dùng sao cho hiệu quả

• Lập phiếu trong ngày phát sinh; gom cuối tuần thì mất chứng từ và quên cờ hoá đơn.
• Viết nội dung dòng như viết cho người sáu tháng nữa đọc.
• Dựng cây danh mục trước khi có nhiều giao dịch.
• Xem bảng lãi lỗ mỗi tuần, không mỗi tháng.
• Đối chiếu tồn quỹ luỹ kế với số dư thật.

Giới hạn và điều cần biết

• Sổ này chỉ phục vụ nội bộ Deutsche Zeit.
• Sổ thu chi không phải sổ học phí; học phí thuộc về đơn hàng và đối soát.
• Mẫu in bám một thông tư cụ thể của Việt Nam.
• Thêm một cột mới cho mỗi dòng phiếu là sửa bốn chỗ: kiểm tra dữ liệu, biểu mẫu nhập, bảng sổ, ba mẫu in, và bản xuất.
• Một phần chức năng thuế vẫn đang là dự định, chưa chạy.