Từ chấm công đến phiếu lương, không phải gõ lại

Nó giải quyết việc gì

Cuối tháng, giáo viên dạy nhiều lớp thường làm cùng một việc: mở lịch, đếm buổi, nhân với đơn giá, rồi so với con số trung tâm báo. Vấn đề không nằm ở lòng tin — nó nằm ở chỗ hai bên đếm bằng hai cái sổ khác nhau, và cái sổ của giáo viên là trí nhớ.

Bảng chấm công đưa cả hai bên về đúng một tờ giấy: trung tâm chốt bảng công của kỳ và gửi đi, giáo viên mở ra thấy chính xác từng buổi đã được tính, từng buổi bị loại và lý do.

Cách nó hoạt động

1. Kỳ lương không phải tháng dương lịch. Chốt ngày 25 hằng tháng, thanh toán ngày 28. Trước tháng 7/2026 ngày chốt là 28, nên kỳ chuyển tiếp dài hơn bình thường. Màn hình luôn ghi rõ kỳ đang xem chạy từ ngày nào đến ngày nào.

2. Dòng tóm tắt ở đầu trang: kỳ đang xem, buổi đã dạy trên tổng số buổi, tổng giờ dạy và ước tính thu nhập. Buổi bị huỷ không nằm trong mẫu số.

3. Bảng chi tiết từng tiết dạy: ngày, khoá học, khung giờ, số giờ, số tiết, trạng thái. Dòng không được tính thì ghi thẳng "không tính lương" chứ không biến mất im lặng.

4. Cách tính tiền theo đúng loại hợp đồng. Tính theo tiết thì số tiết nhân đơn giá; tính theo giờ thì số giờ nhân đơn giá. Một tiết là 45 phút.

5. Đã gửi bảng công thì màn hình hiện bản đã chốt, không phải dữ liệu đang chạy. Ai đó sửa lịch sau lúc gửi, con số bạn nhìn vẫn là con số đã gửi cho bạn.

6. Với bảng công, bạn có hai nút. Xác nhận đúng nếu số khớp. Báo thiếu công mở một bảng nhiều dòng: ngày, số giờ (bước nửa giờ) và mô tả; bắt buộc có ít nhất một dòng hoặc một ghi chú.

7. Bấm xác nhận là phiếu lương ra đời: trạng thái chờ kế toán, đã tính thuế thu nhập cá nhân 10%, ghi chú tự sinh nói rõ phiếu tạo sau khi giáo viên xác nhận bảng công kỳ nào, kèm một khoản chi tương ứng trong sổ tài chính. Kỳ đó đã có phiếu thì hệ thống không đè lên.

8. Kế toán chốt: xác nhận phiếu thành đã trả, hoặc trả về trạng thái chờ. Phiếu đã trả thì trang chấm công hiện thêm biên lai thanh toán lương.

Điều làm nó khác

Vì sao phiếu lương tự tạo, thay vì thư ký nhập? Vì mỗi lần con người gõ lại một con số đã có sẵn là một lần có thể sai. Phiếu sinh ra đúng lúc bạn bấm xác nhận thì kế toán thấy ngay.

Vì sao thuế là 10% cho tất cả, không chia bậc? Vì hợp đồng giảng dạy ở đây áp dụng một mức khấu trừ duy nhất, tính trên tổng thu nhập của kỳ. Một con số cố định thì giáo viên tự kiểm tra được bằng máy tính bỏ túi; một bảng bậc thì phải tin trung tâm.

Vì sao báo thiếu công phải nhập từng dòng? Vì một tin nhắn "em thiếu 2 buổi" tạo ra ba lượt hỏi lại: buổi nào, ngày nào, mấy giờ.

Vì sao xác nhận xong lại khoá kỳ? Vì chữ ký của bạn phải có nghĩa. Sau khi bạn xác nhận, hệ thống chặn thư ký xoá buổi hay đổi giáo viên trong kỳ đó; nếu lịch còn sửa được sau khi bạn ký thì cái bạn ký chỉ là một con số tạm.

Vì sao có dấu đỏ tự kiểm tra mỗi phút? Vì một bảng công chờ xác nhận mà bạn không thấy trong ba ngày sẽ thành một cuộc gọi vào ngày 27.

Dùng sao cho hiệu quả

• Mở bảng công vào ngày 20, đừng đợi ngày 25. Còn năm ngày thì một buổi bị ghi thiếu vẫn kịp bổ sung.
• Soát cột "trạng thái" trước, cột "số tiết" sau. Buổi bị đánh dấu không tính lương là chỗ dễ có hiểu lầm nhất.
• Báo thiếu công thì viết mô tả đủ để người khác hiểu. "Dạy bù lớp A2-3 cho cô H., đã báo thư ký hôm 12" tốt hơn "dạy bù".
• Đừng xác nhận khi còn nghi ngờ. Xác nhận là khoá kỳ; nghi thì báo thiếu công kèm ghi chú.
• Giữ lại biên lai của kỳ đã trả, dùng khi cần chứng minh thu nhập.

Giới hạn và điều cần biết

• Giáo viên không sửa được số công. Với bảng công bạn chỉ xác nhận hoặc báo thiếu; người sửa dữ liệu là thư ký. (Phiếu lương khi được gửi riêng cũng có cặp nút xác nhận của nó.)
• Không có nút tạo phiếu lương thủ công cho giáo viên. Phiếu chỉ sinh ra qua đường xác nhận bảng công, hoặc do trung tâm tạo.
• Phiếu tự tạo luôn là trả hết, không chia phần giữ hộ.
• Quỹ tiết kiệm không phải chế độ chung. Đây là thoả thuận riêng, chỉ áp dụng cho một vài trường hợp cụ thể.
• Ngày chốt kỳ đã từng đổi. Một số tài liệu nội bộ cũ vẫn ghi con số cũ.
• Buổi huỷ và buổi bị loại khỏi lương là hai chuyện khác nhau. Buổi huỷ không vào mẫu số; buổi bị đánh dấu loại vẫn hiện trong bảng với ghi chú riêng.